Großes Event – großer Planungsaufwand
Eine Pferdeshow zu organisieren unterstützt die lokale Pferdeszene, steigert Anlagenrentabilität und/oder fördert Wohltätigkeit. Erfordert aber umfangreiche Planung.
Benötigte Basis
- Reitplatz/Halle
- Versicherung
- Budget
Planungsphasen
Vorbereitung (Wochen/Monate vorher)
- Veranstaltungsart festlegen: Playday, Freizeitturnier, Dressur, Springen, Reining etc.
- Termin finden: Pferdeevents im Umkreis ~240 km, Community-Events ~80 km prüfen. Pferdevereine (4-H, Rasseverbände) kontaktieren, Kalender abgleichen.
- Anlage prüfen: Platz groß genug? Separater Aufwärmplatz? Genug Anhänger-Parkplätze? Sonst: Anlage mieten.
- Ausschreibung erstellen: Klassen, Reglement, Nennformulare – drucken & verteilen.
- Versicherung: Police prüfen – Event abgedeckt? Sonst Eventversicherung abschließen.
- Verpflegung: Catering beauftragen, selbst machen oder Verein findet (Gewinnspende/Spende).
- Richter buchen.
- Personal: Sprecher, Schiedsrichter, Ringmaster, Büro, Torwachen – viele ehrenamtlich, aber Sprecher/Ringmaster oft bezahlt.
- Werbung: Lokale Pferdemagazine/Zeitungen, Tageszeitung. > 1 Monat vorher – Aussteller planen ein.
- Flyer: In Reitsportgeschäften, Futtermittelläden, Tierarztpraxen, Gemeindebrettern.
- Preise: Schleifen & weitere Preise bestellen.
- Startnummern: Bestellen oder selbst erstellen.
- Materialcheck: Tische/Stühle für Büro, Listen, Formulare, Stifte, Richterkarten, Startnummern, Schleifen. Plus: Sprünge, Pylonen, Trailhindernisse, Fässer etc. je nach Klassen.
- Anlage vorbereiten: Streichen, Tribünen/Toiletten mieten – Wochen vorher.
- Beschallung: Falls nicht vorhanden – mieten.
Tag vor der Show
- Letzte Reinigung & Deko.
- Toiletten (falls gemietet) liefern lassen.
- Tribünen liefern lassen.
- Alle Materialien am Platz?
- Richter, Sprecher, Helfer: Anfahrtswege geschickt?
- Büro einrichten, Sprünge/Geräte für 1. Klasse aufbauen, Parkplatz einrichten.
- Beschallung aufbauen & testen.
- Genug schlafen – Sie brauchen es!
Showtag
- 2–3 Std. vor Start da – Aussteller kommen 2 Std. früher zum Aufwärmen.
- Platz für 1. Prüfung fertig?
- Büro öffnen: Voranmeldungen abhaken, Nachmeldungen annehmen.
- 30 Min vor Start: Sprecher begrüßt, erinnert an Start in 30 Min, Hauptplatz räumen.
- Hauptplatz final prüfen.
- 15 Min vor Start: Sprecher Erinnerung, 1. Klasse bereitmachen.
- Richter & Ringmaster zum Platz begleiten, Ausstattung prüfen.
- PÜNKTLICH starten.
- Klassen durchlaufen, mind. 30 Min Mittagspause für Richter/Ringmaster.
- Täglich Helfer checken: Jobs erledigt? Bedarf? Verpflegung bereitstellen.
- Ende: Sprecher dankt allen.
- Anlage reinigen. Gemietete Anlage sauberer hinterlassen als vorgefunden → Wieder Einladung.
- Richter & Helfer danken. Essen ausrichten oder zum Essen einladen.